Manual de procedimiento para ponentes en Telmex Hub

 


Este manual tiene como objetivo proporcionar especificaciones que:

    •   Al ponente le sean útiles para mejorar el proceso de los eventos dentro de Telmex Hub, hacer más fluido el proceso de inicio y término de su estadía en las instalaciones así como ofrecer una manipulación más óptima del perfil de los asistentes a dicho evento.

    •   A Telmex Hub le sirvan para el control y manejo de la logística de los eventos (véase manual de logística de eventos). Funcione como una herramienta adicional para la filtración del público que asiste a las instalaciones y ayude a brindar un servicio más óptimo y asertivo al ponente y al usuario (De aquí en adelante llamado Hubber).

 

  1. Solicitud de espacio en Telmex Hub.

    En primera instancia, si una empresa, persona o cualquier ponente pretende hacer uso de las instalaciones deben mencionarse aspectos indispensables para que los eventos sean exitosos.

    Una vez que el formato de eventos haya sido llenado y enviado a la cuenta eventos@telmexhub.org se le harán llegar las observaciones en máximo 24 horas acerca de las características de su solicitud, en caso de no presentarse ninguna anomalía, ésta se dará por aceptada y se le hará llegar vía correo electrónico:

    1. La confirmación de la fecha solicitada.

    2. El reglamento interno de Telmex Hub para su conocimiento, lectura y aceptación (Véase Reglamento interno)..

    3. La plantilla editable del banner y medidas específicas para su publicación.

 

  1. Antes del evento.

    El ponente así como la persona que solicite el evento deberá:

    1. Revisar que la fecha y hora sea la correcta.

    2. El ponente deberá enviar su presentación o material digital con el que ha planeado trabajar en Telmex Hub para tenerla lista al momento de iniciar el evento, en caso de realizar varias sesiones puede proporcionar este material completo, indicando los días en que se utilizará. Para efectos de una sola sesión se hará de la misma manera (por lo menos 72 horas antes).

    3. Acceso a Internet inalámbrico de alta velocidad dentro de las Instalaciones.

    4. En cursos donde exista un cupo mayor a 50 personas deberá indicar a sus asistentes que arriben a nuestras instalaciones preferentemente con su equipo de cómputo portátil.

    5. El ponente debe publicar entre sus asistentes que deben llegar al menos 15 minutos antes para comenzar a tiempo.

 

    Registro.

    El ponente así como la persona que solicite el evento deberá:

    1. Todos los asistentes al evento deben crear un usuario en la página http://www.telmexhub.mx/index.php/auth/signup y estar registrados para el día del evento. De lo contrario Telmex Hub no se hace responsable de los hubbers que no se integren a tiempo al evento al que asisten (Ver anexo 1).

    2. El ponente y/o solicitante deberá informar a todos los asistentes a su evento con los cuales tenga contacto y en su totalidad sin excepción para los eventos privados de su registro individual en el sitio web. Esto con la finalidad de agilizar la entrada de los hubbers al evento.

 

  1. Día del evento. 

    Este es el momento más importante del proceso ya que en beneficio de los ponentes y los Hubbers, deberá tenerse el espacio en tiempo y forma para iniciar en tiempo y forma.

    Para que un evento en nuestras instalaciones se realice con éxito se tomarán las siguientes medidas:

    1. Cada evento sin excepción dará inicio a la hora exacta con la cual fue solicitado el espacio, antelando en los casos que el equipo de Telmex Hub considere 5 minutos después de la hora exclusivamente para el acomodo de los hubbers en la sala solicitada. Para que esto se cumpla es preciso atender los puntos siguientes:

    2. El ponente deberá estar en Telmex Hub por lo menos 15 minutos antes para hacer pruebas de audio y micrófono.

    3. Durante los eventos no pueden venderse u ofrecerse productos o servicios, además por ninguna razón podrá condicionarse a los hubbers a adquirir productos o servicios para poder asistir al evento.

    4. En caso de instalar o proporcionar publicidad para su evento ésta no debe contener precios, costos o tarifas de ningún tipo.

    5. Tener en cuenta que todas las especificaciones en torno al evento, llámese equipos, software, mobiliario, alimentos, material y propuestas deben hacerse saber en el formato de eventos con el cual inicia este proceso. Queremos ofrecerles el mejor servicio y es por ello que necesitamos saber exactamente y en totalidad cuales son las especificaciones de su evento.

 

  1. Después del evento.

    Para fines de cumplir con los objetivos de calidad de Telmex Hub hacemos de su conocimiento que se reservarán los equipos que usted o el registro de asistentes de la página web indique para que éstos estén disponibles y listos para su uso en el horario adecuado, después de ello el equipo de Telmex Hub no es responsable de proveer más equipos de los que tenga a disponibilidad dentro de las instalaciones. Para no tener inconvenientes:

    1. Contemplar la duración del evento con el fin de destinar los últimos 15 minutos de este tiempo a una evaluación interna acerca del uso y la calidad del evento, en caso de conformarse de varias sesiones esta se efectuará en la última sesión.

    2. Devolver en orden los equipos que se les fueron asignados después de usarlos.

    3. En caso de solicitar una constancia de participación para los asistentes, proporcionar una lista de asistencia que en empate con la información que tenga Telmex Hub, analizará y tendrá listas las constancias pedidas. Esta lista debe hacerse llegar con una semana de anticipación.

    4. Les pedimos atentamente a los asistentes no dejar basura o depositarla en los lugares que Telmex Hub tiene asignados para deshechos.

 

  1. Próximos eventos. 

    Para fines de llevar un control y dar un seguimiento actualizado a cada uno de nuestros apreciados ponentes se les informa que para próximos eventos en las instalaciones deberá solicitarse nuevamente el espacio a la cuenta eventos@telmexhub.org, se llenará nuevamente el formato y se dará inicio una vez más al proceso. No será válido ningún evento en el calendario que se agenda de cualquier otra manera que no sea vía correo electrónico y a través del formato.

    Sin más que comunicar y esperando que el evento resulte adecuado para los asistentes y para ustedes, les esperamos pronto.

  • NOTA IMPORTANTE: 

    Por ninguna causa el ponente, staff, asistentes o cualquier usuario de las instalaciones podrá accesar a las mismas acompañado de un menor de 13 años, sin exclusión alguna.

 

    ANEXO 1

    Registro.

    1. Ingresar a http://www.telmexhub.mx/

    2. Dar clic en REGISTRATE y posteriormente en las letras azules que enuncian: Crear una cuenta.

    3. Crearla proporcionando mail, usuario y contraseña deseada. Entrar a su cuenta de correo electrónico para confirmarla.

    4. Completar su perfil.

      • Nota: ES MUY IMPORTANTE COMPLETAR TODO EL PERFIL Y NO OLVIDAR CARGAR UNA FOTO.

    5. entrar a www.telmexhub.mx/calendario, dar clic en el evento al que asistirán.

    6. Dar clic en ver más y después dar clic en QUIERO ASISTIR.

    7. Llegar 15 minutos antes del evento a nuestras instalaciones.